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Il bilancio d'esercizio rappresenta in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale, finanziaria ed economica della società. Ai sensi del D.Lgs. 139/2015 esistono diverse forme di bilancio, collegate alle dimensioni dell'impresa.
Tipologie di bilancio
Le società di capitali (S.p.A., S.a.p.a., S.r.l. e cooperative) si classificano in base al superamento, per due esercizi consecutivi, di due dei tre parametri dimensionali. A ciascuna categoria corrisponde una forma di bilancio:
- Micro-imprese (totale attivo fino a 175.000 euro, ricavi fino a 350.000 euro, fino a 5 dipendenti): bilancio composto da Stato Patrimoniale e Conto Economico;
- Piccole e medie imprese (totale attivo fino a 4.400.000 euro, ricavi fino a 8.800.000 euro, fino a 50 dipendenti): bilancio abbreviato, composto da Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa;
- Grandi imprese (oltre i limiti precedenti): bilancio in forma ordinaria, composto da Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota Integrativa, Rendiconto Finanziario e Relazione sulla gestione.
Le società con strumenti negoziati sul mercato regolamentato non possono redigere il bilancio in forma abbreviata né quello per le micro-imprese.
Predisposizione e approvazione
Al termine dell'esercizio l'organo amministrativo predispone il progetto di bilancio, da sottoporre agli organi di controllo e all'approvazione dei soci.
Il progetto deve essere consegnato al Collegio Sindacale e al revisore legale almeno 30 giorni prima dell'assemblea. Il fascicolo di bilancio resta poi depositato presso la sede sociale nei 15 giorni che precedono l'assemblea, affinché i soci possano prenderne visione. Il fascicolo comprende, ove applicabile:
- il bilancio della società;
- copia dell'ultimo bilancio delle società controllate e un prospetto dei dati essenziali delle collegate;
- la relazione degli amministratori sulla gestione;
- la relazione dei sindaci e quella del revisore legale.
Ai sensi dell'art. 2364 c.c. (richiamato, per le S.r.l., dall'art. 2478-bis), l'assemblea ordinaria deve essere convocata entro il termine previsto dallo statuto e comunque non oltre 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Lo statuto può prevedere un termine maggiore, non superiore a 180 giorni, per le società tenute al bilancio consolidato o in presenza di particolari esigenze, che gli amministratori illustrano nella Relazione sulla gestione.
Le principali scadenze (esercizio chiuso al 31 dicembre)
Per l'approvazione entro i 120 giorni, le scadenze tipiche sono:
- entro il 31 marzo: l'organo amministrativo predispone il progetto di bilancio e lo consegna agli organi di controllo (entro il 15 aprile se questi non sono nominati);
- entro il 15 aprile: deposito della documentazione presso la sede sociale a disposizione dei soci;
- entro il 30 aprile: assemblea dei soci per l'approvazione del bilancio;
- entro 30 giorni dall'approvazione: deposito del bilancio e degli allegati presso il Registro delle Imprese.
In caso di approvazione nel maggior termine di 180 giorni, le scadenze slittano in proporzione (assemblea entro il 29 giugno, deposito al Registro entro fine luglio).
L'organo di controllo nelle S.r.l.
Per effetto dell'art. 2477 c.c., la nomina dell'organo di controllo o del revisore è obbligatoria se la società:
- è tenuta alla redazione del bilancio consolidato;
- controlla una società obbligata alla revisione legale dei conti;
- ha superato, per due esercizi consecutivi, almeno uno dei seguenti limiti: totale dell'attivo 4 milioni di euro; ricavi delle vendite e prestazioni 4 milioni di euro; 20 dipendenti occupati in media nell'esercizio.
L'obbligo cessa quando, per tre esercizi consecutivi, non viene superato alcuno dei limiti.
Costi per il deposito
I costi per il deposito del bilancio d'esercizio sono, in via ordinaria, di 65,00 euro di imposta di bollo e 62,00 euro di diritti di segreteria (comprensivi del contributo OIC). Sono previste riduzioni o esenzioni per alcune categorie, ad esempio le start-up innovative (esenti da bollo e diritti) e le cooperative sociali.
Sanzioni per omesso o tardivo deposito
L'omesso deposito del bilancio è punito, ai sensi dell'art. 2630 c.c., con una sanzione amministrativa pecuniaria a carico di ciascun amministratore, da 103 a 1.032 euro, aumentata di un terzo per l'omesso deposito dei bilanci. Se il deposito avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza, la sanzione è ridotta a un terzo.
Il formato elettronico XBRL
Le imprese devono depositare il bilancio d'esercizio (e il consolidato) al Registro delle Imprese in formato elettronico XBRL, sulla base della tassonomia vigente, comprensivo di prospetti contabili e Nota Integrativa. L'istanza XBRL si genera con un software di mercato o con gli strumenti messi a disposizione dal Registro Imprese.
Dopo la validazione formale, il bilancio XBRL va firmato digitalmente in modalità CAdES (formato .xbrl.p7m). Possono apporre la firma il commercialista incaricato (con apposita dichiarazione in calce alla Nota Integrativa), il notaio o gli amministratori.
Quando la tassonomia non rappresenta adeguatamente i fatti aziendali — e il bilancio XBRL differisce in modo significativo da quello approvato — occorre depositare anche il formato PDF/A, con la relativa dichiarazione di conformità. Sono escluse dal formato XBRL alcune categorie, come le società quotate (tenute allo standard ESEF), le banche e gli istituti finanziari, le imprese di assicurazione e i bilanci non adeguatamente rappresentati dalla tassonomia (ad esempio il bilancio finale di liquidazione).
Correzioni richieste dalla Camera di Commercio
In caso di errori rilevati in fase di evasione della pratica, è possibile allegare i documenti corretti tramite il portale Telemaco, senza costi aggiuntivi. Se la pratica viene rifiutata, occorre rinviarla indicando gli estremi di protocollazione di quella originale, così da non incorrere in nuovi addebiti.